het belang van een communicatieplan

Het belang van een communicatieplan 

Het najaar is begonnen en dat betekent dat we langzaamaan het buitenleven van de zomer achter ons laten en weer meer binnen zijn. De vakanties van alle collega’s zitten erop. En we kunnen weer aan de slag. Voor veel organisaties is dit ook de tijd waarin ze de focus leggen op hun jaarplannen. Wat gaat de koers voor volgend jaar zijn? 

Een belangrijk onderdeel van zo’n jaarplan is het communicatieplan. In deze blog neem ik je mee in de wereld van de communicatieplanning, waarom het zo belangrijk is, en welke voordelen het heeft.

Zonder een doel kun je niet scoren

Jaarplannen en communicatieplannen zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. De strategische keuzes die je als organisatie maakt, hebben directe invloed op hoe je communiceert. Voor je het weet, laat je je meeslepen door de waan van de dag en richt je je op allerlei initiatieven en ideeën die op je pad komen, maar die eigenlijk niet bijdragen aan wat je werkelijk wilt. Zonder een doel (lees: plan) kun je namelijk niet scoren. 

Dus, hup aan de slag. Een communicatieplan met een goede strategie geeft je die bekende stip op de horizon. En zorgt ervoor dat je gerichte keuzes kunt maken, doordat je weet waar je naartoe wilt (gaan).

Onderdelen van een communicatieplan

Een goed communicatieplan is niet zomaar gemaakt. Het omvat verschillende onderdelen die stuk voor stuk ingaan op je organisatie en je doelen. Het is belangrijk om input te verzamelen van alle mensen van alle niveau; van de uitvoerende teams tot en met de C-level leidinggevenden.

Daarna kun je achtereenvolgende onderdelen gaan invullen:

  • Kernwaarden – Wat is de identiteit van de organisatie? Waar sta je voor?
  • Missie  – Wat is het bestaansrecht van je organisatie en wat maakt jouw bedrijf anders dan de rest?
  • Visie – Waar wil je in de toekomst naartoe?
  • Doelgroep  – Voor wie doe je het en wat is hun behoefte?
  • Doelstellingen – Wat wil je uiteindelijk met je bedrijf bereiken? Wanneer ben je tevreden? Welke doelen wil je behalen?
  • Communicatiestrategie – Hoe gaat de organisatie de communicatie komend jaar inzetten om deze doelen te behalen? Wat is je overkoepelende strategie en wat heeft de focus?
  • Aanpak – Welke stappen ga je nemen om de doelen te behalen? Welke kanalen zet je in en hoe? Kies je voor paid media (betaalde reclame) of kun je owned media (denk bijvoorbeeld aan social media) inzetten?
  • Planning – Wanneer wordt wat uitgevoerd? Wanneer moet alles klaar zijn, en wat zijn de tussenstappen?
  • Budget – Hoeveel geld is er nodig of wil je er aan besteden?

Punten die vaak vergeten worden in een communicatieplan

In de vorige paragraaf heb ik de onderdelen genoteerd, die je in elke template of voorbeeld van een communicatieplan wel kunt vinden. Maar er is meer. Er zijn ook onderdelen die vaak vergeten worden. Ik zal er een paar uitlichten. Doe ermee wat je nuttig vindt.

Interne communicatie

Veel communicatieplannen focussen vooral op externe doelgroepen, maar eigenlijk is interne communicatie net zo belangrijk. Zeker op het moment dat je meerdere mensen in dienst hebt. Het betrekken van je medewerkers, het delen van informatie binnen de organisatie en het zorgen voor een goede interne communicatie cultuur, zijn belangrijk voor het behalen van je doelen. Ga maar na, als iedereen weet waar hij/ zij naartoe werkt, zal dit veel duidelijkheid en motivatie brengen. 

Evalueren en meten

Het vaststellen van (meetbare) doelen is één ding. Het meten ervan is iets anders. In het blog ‘Meten is weten’ staat hier al veel over geschreven. Om te weten of je aanpak, de communicatiestrategie succesvol is geweest, zul je zaken moeten meten. 

Feedback en luisteren

Communicatie is tweerichtingsverkeer. Communiceer dus niet alleen naar je doelgroep toe, maar luister ook naar wat zij te zeggen hebben. Feedback verzamelen en actief luisteren naar je publiek kan waardevolle inzichten opleveren en helpen om je communicatiestrategie verder te verbeteren.

Flexibiliteit en aanpassingsvermogen

Hoewel een communicatieplan je richting geeft, moet je ook ruimte laten voor flexibiliteit. De wereld verandert snel en je zult regelmatig moeten inspelen op nieuwe kansen, mogelijkheden en ontwikkelingen.  

Het resultaat: focus en richting 

Een goed communicatieplan geeft je richting. Het helpt om je communicatie te structureren en een heldere boodschap uit te dragen. Zo zul je minder afgeleid worden door allerlei ‘leuke nieuwe ideeën’ die helemaal niet bijdragen wat je werkelijk wilt bereiken. 

Laat dit dus een moment zijn om vooruit te kijken en een duidelijk plan voor de komende periode te maken. Succes!